Die Begleitseite zum Buch
KI im Betrieb – die Live-Liste
Hier steht, was sich schnell ändert: Tarife, Anbieter, wo Ihre Daten liegen, der Stand beim KI-Recht.
Zuletzt geprüft: 08.07.2026 Änderungsprotokoll →
Aus dem Schlusskapitel „Ihr nächster Schritt"
Ihr erster Schritt
Das Buch endet mit drei Wegen zu starten. Diese Seite liefert das Material dazu:
Schritt 1 · Heute, 30 Minuten
Heute starten
Konto bei einem Allrounder anlegen und eine kleine, echte Aufgabe ausprobieren – ohne echte Kundendaten.
Zur Werkzeug-Liste →Schritt 2 · In dieser Woche
Mit dem Team starten
Einen wiederkehrenden Anwendungsfall mit einer Person aus dem Team durchspielen und eine Woche im Alltag testen.
Zum Rechner →Schritt 3 · Mit Begleitung
Strukturiert starten
Vom einmaligen Workshop bis zur Einführung über mehrere Wochen – für alle, die die ersten Wochen nicht allein gehen wollen.
Begleitung beim Start →Kapitel 4 · Die fünf Werkzeug-Klassen
Werkzeuge
Die fünf Werkzeug-Klassen aus dem Buch mit aktuellen Vertretern. Die Tabelle wertet nicht „gut oder schlecht". Sie zeigt nur: wo liegen Ihre Daten, und ab welchem Tarif gibt es einen Datenschutz-Vertrag (AVV) – die Voraussetzung, sobald Kundendaten ins Spiel kommen. Welche Schutzstufe Sie brauchen, entscheidet die Aufgabe, nicht das Werkzeug.
| Klasse | Werkzeug | Anbieter (Sitz) | Wo liegen die Daten? | Datenschutz-Vertrag (AVV) | Nutzt der Anbieter Ihre Eingaben zum Training? |
|---|---|---|---|---|---|
| Allrounder | ChatGPT | OpenAI (USA) | USA/weltweit; eine Verarbeitung in Europa ist vor allem im großen Firmentarif (Enterprise) zugesichert | ab Business-Tarif | Business/Enterprise: nein. Privat-Tarife: Widerspruch in den Einstellungen möglich |
| Allrounder | Claude | Anthropic (USA) | USA/weltweit; eine Verarbeitung in Europa gibt es nur über die Entwickler-Schnittstelle, nicht im normalen Konto | ab Team-Tarif | Team/Enterprise: nein. Privat-Tarife: Widerspruch in den Einstellungen möglich |
| Allrounder | Gemini | Google (USA; Firmenkunden über Google Irland) | Privat-App: nicht auf die EU begrenzt. Im Firmenpaket (Workspace) lässt sich der Speicherort auf Europa einstellen. US-Anbieter: ein US-Behördenzugriff bleibt theoretisch möglich | über den Workspace-Vertrag | Im Workspace: nein, und nicht außerhalb Ihrer Firma |
| Rechercheur | Perplexity | Perplexity (USA) | USA; rechtlich abgesichert über Standard-EU-Klauseln | ab Enterprise-Tarif | Enterprise: nein. Privat-Tarife: Widerspruch möglich, aber kein AVV |
| Rechercheur | Such-Modi der Allrounder | s. o. | folgt dem jeweiligen Konto | wie beim Allrounder | wie beim Allrounder |
| Texter | DeepL | DeepL SE (Köln) | → siehe Abschnitt „Datenschutz“ | ab den bezahlten Tarifen | bezahlt: nein, Texte werden nach der Übersetzung gelöscht. Kostenlos: ja, zur Verbesserung |
| Bildermacher | Midjourney | Midjourney (USA) | USA; der „Geheimmodus“ schützt nur vor anderen Nutzern, nicht vor dem US-Anbieter | kein dokumentierter Datenschutz-Vertrag | businessseitig kein trainingsfreies Modell belegt |
| Bildermacher | Bildfunktion der Allrounder | s. o. | folgt dem jeweiligen Konto | wie beim Allrounder | wie beim Allrounder |
| Mitschreiber | Transkriptions-/Diktier-Dienste | versch. (siehe unten) | je nach Anbieter unterschiedlich | je nach Anbieter | je nach Anbieter |
Bewusste Auswahl statt Marktübersicht: Hier steht, womit wir selbst arbeiten oder arbeiten würden. Der Markt ist größer – was fehlt, ist damit nicht automatisch schlecht.
Wichtig bei Mitschreibern: Ein Werkzeug, das ein ganzes Gespräch mitschneidet, dürfen Sie nur mit dem Einverständnis aller Beteiligten einsetzen – das ist eine rechtliche Besonderheit, die ein reines Text-Werkzeug nicht hat.
Mitschreiber – mögliche Werkzeuge (Souveränität und Datenschutz-Vertrag im Einzelfall beim Anbieter prüfen):
- DeepL Voice for Meetings (DeepL SE, Köln)
- Google Meet mit Gemini-Notizen (im Workspace)
- GoSpeech (Grundig Business Systems, Deutschland) – bietet auch Installation auf eigenen Systemen
- Amberscript (Niederlande)
- Otter.ai (Otter.ai Inc., USA) – Meeting-Transkription
- Plaud (Plaud Inc., USA) – KI-Diktiergeräte, Auswertung per App
Branchenwerkzeug für Kanzleien/Rechtsberatung (juristische Recherche-KI mit Quellenangaben; Preise und Details beim jeweiligen Anbieter):
- Beck-Noxtua / Noxtua (Deutschland; europäische Infrastruktur, Fachinhalte von C.H.BECK)
- Libra by Wolters Kluwer (europäische Plattform, EU-Hosting; seit Anfang 2026 mit deutschen Fachinhalten)
- Anita (juristische Recherche mit Fundstellen-Nachweisen)
zuletzt geprüft am 08.07.2026
Kapitel 4 · Was es kostet
Tarife & Preise
Drei Kategorien wie im Buch. Hier dürfen konkrete Beträge stehen.
Der eine Satz, den Sie sich merken sollten: Ein bezahlter Privat-Tarif ist noch kein Business-Account mit Datenschutz-Vertrag. Kostenlos eignet sich zum Ausprobieren – nie für Kundendaten.
| Werkzeug | Kostenlos | Profi (Einzelperson) | Team / Business (mit AVV) |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | 0 $ | Plus 20 $/Monat (Pro 100/200 $) | Business 20 $/Platz jährlich (25 $ monatlich), ab 2 Personen · Enterprise auf Anfrage |
| Claude | 0 $ | Pro 20 $/Monat (17 $ jährlich) | Team 20 $/Platz jährlich (25 $ monatlich), 5–150 Personen · Enterprise auf Anfrage |
| Gemini | 0 € | Google AI Pro 21,99 €/Monat | Workspace mit Gemini (im Tarif Business Standard und höher enthalten) · Enterprise auf Anfrage |
| Perplexity | 0 $ | Pro 20 $/Monat (Max 200 $) | Enterprise Pro 40 $/Platz · Enterprise Max 325 $ |
| DeepL | kostenlos (eingeschränkt) | bezahlte Einzeltarife (Starter/Advanced) | Ultimate · Team/Business · aktuelle Preise: deepl.com |
| Midjourney | kein kostenloser Tarif | Basic 10 $ · Standard 30 $ | Pro 60 $ · Mega 120 $ (ab 1 Mio. $ Umsatz Pflicht); kein Datenschutz-Vertrag |
Bewusste Auswahl statt Marktübersicht: Hier steht, womit wir selbst arbeiten oder arbeiten würden. Der Markt ist größer – was fehlt, ist damit nicht automatisch schlecht.
Zwei Hinweise zum Preis: Die Dollar-Beträge sind die Listenpreise der Anbieter; der Euro-Preis in Deutschland kann abweichen. US-Anbieter weisen meist Netto-Preise ohne Umsatzsteuer aus – im Zweifel auf der Anbieterseite prüfen.
zuletzt geprüft am 23.06.2026
Kapitel 3 · Sicher starten
Datenschutz & Souveränität
Kurz die wichtigsten Begriffe: Wo Ihre Daten liegen ist die eine Frage – wer rechtlich darauf zugreifen darf die andere. Selbst wenn Daten in Europa liegen, kann bei einem US-Anbieter theoretisch eine US-Behörde Zugriff verlangen. Die Faustregel aus dem Buch gilt: je schutzbedürftiger die Daten (Mandanten-, Gesundheits-, Personaldaten), desto näher müssen sie bei Ihnen bleiben – über einen Anbieter mit verlässlicher Verarbeitung in Europa oder über den lokalen Weg.
DeepL
Was sich geändert hat: DeepL verarbeitet seit 2026 nicht mehr ausschließlich in der EU. Als zusätzlichen Dienstleister im Hintergrund nutzt DeepL inzwischen auch Amazon Web Services (AWS); die Verarbeitung kann damit auch außerhalb Europas stattfinden.
Was das heute bedeutet:
- Eine Verarbeitung nur in Europa lässt sich nicht pauschal voraussetzen. Sie ist als Zusatz-Option für die geschäftlichen Tarife (Team, Business, API für Unternehmen) buchbar und im großen Firmentarif DeepL for Enterprise standardmäßig enthalten.
- Training: In den bezahlten Tarifen werden Ihre Texte nicht zum Training verwendet und nach der Übersetzung gelöscht. Im kostenlosen Tarif werden Texte zur Verbesserung gespeichert.
- Datenschutz-Vertrag: Sobald Sie personenbezogene Daten übersetzen, ist DeepLs Datenschutz-Vertrag abzuschließen.
zuletzt geprüft am 23.06.2026
Der lokale Weg – welche Technik Sie brauchen
Wenn die KI auf Ihrem eigenen Gerät laufen soll, damit sensible Daten es gar nicht erst verlassen, hier die Orientierung in Kaufklassen:
- Für einfache Aufgaben unterwegs: Ein modernes Business-Notebook der neuesten Generation (sogenannte „Copilot+-PCs") reicht für kleine lokale Sprach- und Text-Assistenten. Für schwere KI-Arbeit reicht es noch nicht.
- Für ernsthaften lokalen KI-Betrieb: Ein Desktop-PC mit einer leistungsstarken, modernen Grafikkarte oder ein Apple-Mac mit viel Arbeitsspeicher. Das ist der entscheidende Hebel.
- Was meist nicht reicht: ältere Büro-Notebooks ohne moderne Grafikeinheit.
- Software zum Starten: Programme wie LM Studio bieten eine gewohnte grafische Oberfläche für erste Tests. Ollama läuft über die Befehlszeile und ist eher etwas für Ihren IT-Dienstleister. Der eigentliche Aufwand bei „sensible Daten lokal" ist nicht die Installation, sondern der laufende Betrieb (Zugriffe regeln, Updates, Datenablage).
Für Ihren IT-Dienstleister (die genauen Werte): NPU-Leistung ab ca. 40 TOPS für die Notebook-Klasse; für lokale Sprachmodelle eine NVIDIA-RTX-Grafikkarte mit mindestens 12 GB (besser 24 GB) Videospeicher oder Apple Silicon ab 32 GB gemeinsamem Speicher. Werte als Orientierung, nicht als feste Herstellervorgabe.
zuletzt geprüft am 23.06.2026
Zum Ausdrucken: der Freigabe-Check aus Kapitel 3. Die fünf Fragen, die jeder im Kopf durchgeht, bevor ein Anwendungsfall mit echten Daten startet – kein Formular, ein Blatt für Schreibtisch oder Ordner.
PDF herunterladenPDF · eine SeiteKapitel 5 · KI-Kompetenz & Aufsicht
Stand beim KI-Recht (AI Act)
Der europäische AI Act wirkt schrittweise. Für einen kleinen Betrieb das Wichtigste in Klartext:
- Seit 2. Februar 2025 gibt es die Vorgabe, dass Betriebe ihre Mitarbeiter angemessen in die genutzten KI-Werkzeuge einweisen (KI-Kompetenz). Diese Vorgabe besteht weiterhin; neu ist nur, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau für jede einzelne Person garantiert werden muss. Für einen kleinen Betrieb genügt in der Regel eine dokumentierte Einweisung – ein Blatt im Ordner, kein Zertifikat.
- Ab 2. August 2026 wird die behördliche Aufsicht über das KI-Recht praktisch relevanter.
- Die strengen Regeln für „Hochrisiko"-Systeme betreffen vor allem Hersteller und Software-Entwickler – selten den normalen Anwender-Betrieb, der eine Chat-KI für Angebote oder Texte nutzt.
Der Stand im Detail (für alle, die es genau wissen wollen): Die EU hat mit einer Anpassung (genannt „Digital Omnibus", gemeinsamer Text vom 18.06.2026) die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach hinten verschoben – auf Dezember 2027 bzw. August 2028. Verbindlich in Kraft tritt das mit der Veröffentlichung im EU-Amtsblatt; diese stand am 23.06.2026 noch aus. In Deutschland hat der Bundestag am 11.06.2026 das Durchführungsgesetz beschlossen, das die Zuständigkeiten regelt und der Bundesnetzagentur eine zentrale Rolle als Aufsicht zuweisen soll; die offizielle Verkündung und die endgültige Behörden-Zuständigkeit standen am 23.06.2026 ebenfalls noch aus.
Für Sie als kleinen Betrieb bleibt es bei der überschaubaren Einweisung. Diesen Stand pflegen wir hier weiter.
zuletzt geprüft am 23.06.2026
Zum Ausfüllen: das Team-Blatt aus Kapitel 5. Die Spielregeln für den KI-Einsatz auf einer halben Seite – plus Platz für Datum und Teilnehmer. Abgeheftet wird daraus das „Blatt im Ordner" Ihrer dokumentierten Einweisung.
PDF herunterladenPDF · eine SeiteKapitel 8 · Lohnt sich das?
Vollkosten-Rechner
So rechnen Sie, was ein KI-Werkzeug Ihnen wirklich bringt – und was es kostet.
- Kurzformel: Vorgänge pro Woche × gesparte Minuten je Vorgang = gesparte Zeit pro Woche. Den Monatswert mit vier Wochen rechnen.
- Die Zeit fürs Prüfen der Ergebnisse ist in den „gesparten Minuten je Vorgang" schon enthalten – nicht doppelt abziehen.
- Vier Kostenposten gegenrechnen: (1) das Abo, (2) die Einarbeitungszeit, (3) versteckte Fixkosten, (4) die laufende Prüf- und Pflegezeit.
Rechnen Sie es durch
Tragen Sie ein, was sich bei Ihnen wiederholt – jede Aufgabe einzeln, unten wird zusammengezählt.
Wichtig: „Gesparte Minuten je Vorgang“ heißt netto – die Zeit fürs Prüfen des Ergebnisses ist da schon abgezogen. Ein zweiter Abzug würde die Ersparnis zu klein rechnen.
Sie gewinnen zurück:
Gerechnet mit einem vereinfachten Vier-Wochen-Monat und 8-Stunden-Tagen. Die Prüfzeit ist bereits eingerechnet.
Was noch dazugehört – die vier Kostenposten
Die Zahl oben ist ehrlich gerechnet – aber sie steht nicht allein. Vier Posten gehören mit ins Bild, ohne dass wir sie von Ihrer Zeit abziehen:
- Abo-Kosten. Der sichtbare Teil – und meist der kleinste der vier Posten.
- Einarbeitung (einmalig). Für die Person, die es im Betrieb einführt, rund 8–12 Stunden, über den ersten Monat verteilt. Wer später dazukommt, braucht danach etwa 3–5 Stunden.
- Versteckte Fixkosten. Schulung, Vorlagenpflege, ab und zu eine Anpassung. Keine großen Beträge – aber nicht null.
- Laufende Prüf- und Pflegezeit. Jeder KI-Entwurf braucht einen Menschen, der ihn prüft, bevor er rausgeht. Diese Zeit steckt schon in Ihrer Zahl oben – deshalb taucht sie hier nicht doppelt auf.
Die ganze Rechnung mit Beispielen: Kapitel 8 im Buch.
Und in Euro? Wenn Sie mögen
„Die ehrlichste Währung ist nicht der Euro, sondern die Stunde, die Sie zurückbekommen.“
Tragen Sie oben einen Stundenwert ein.
Diese Rechnung läuft komplett in Ihrem Browser. Es werden keine Daten gesendet oder gespeichert.
Kein Muss: Die Formel steht auch im Buch (Kapitel 8) – von Hand kommen Sie auf dasselbe Ergebnis.
Kapitel 2 & 7 · Fertige Vorlagen
Die Prompt-Bibliothek zum Buch
So nutzen Sie diese Vorlagen
Diese Vorlagen ergänzen das Buch – sie ersetzen es nicht. Alles, was hier steht, folgt den Prinzipien aus dem Buch; die Prompts sparen Ihnen nur das Selbst-Formulieren. Die Vorlagen sind so formuliert, dass sie in vielen gängigen Chat-KI-Anwendungen nutzbar sind – im Buch ist das die Werkzeugklasse „Allrounder" aus Kapitel 4.
So gehen Sie vor: Alles in [eckigen Klammern] ersetzen Sie durch Ihre eigenen Angaben, dann kopieren Sie den Text in das Eingabefeld – fertig. Bei einigen Prompts soll die KI selbst Markierungen wie [OFFEN] oder [PRÜFEN] setzen; das steht dann ausdrücklich so im Text. Stehen in den Klammern mehrere Optionen mit Schrägstrich (z. B. [freundlicher / bestimmter / sachlicher]), löschen Sie einfach die unpassenden weg.
Drei Dinge gelten für alle Vorlagen:
- Die KI liefert den Entwurf – Sie prüfen und verantworten das Ergebnis. Sie ist der schnelle Erste, nie der letzte Prüfer.
- Die erste Antwort ist selten die letzte. Schärfen Sie nach, wie in Kapitel 6 beschrieben: „Kürzer." – „Persönlicher." – „Lass die Floskel am Ende weg."
- Die Datenregel aus Kapitel 3 gilt immer: Keine echten personenbezogenen Daten in ein ungeprüftes KI-Werkzeug. Bei allen Vorlagen, wo das relevant wird, steht der Hinweis direkt dabei.
Die Gliederung folgt dem Buch: die sieben Stellen aus Kapitel 2, danach die drei Bereiche aus Kapitel 7. Das ist eine geschlossene Liste – Qualität vor Menge.
Teil A – Die sieben Stellen im Betrieb (Kapitel 2)
1 · E-Mails — 3 Vorlagen
Prompt 1 – E-Mail-Antwort aus drei Stichpunkten
Wofür: Sie wissen, was Sie antworten wollen – aber das Formulieren frisst Zeit.
Ich führe einen [Ihr Betrieb, z. B. „Malerbetrieb mit acht Mitarbeitern“]. Ein Kunde hat uns geschrieben: [Anliegen des Kunden in einem Satz, z. B. „er fragt, wann wir mit den Arbeiten beginnen können“]. Schreib einen Antwortentwurf mit diesen Punkten: [Ihre Stichpunkte, z. B. „Start erst in drei Wochen möglich, zwei Terminvorschläge machen, um Verständnis für die Wartezeit bitten“]. Ton: freundlich und verbindlich, keine Floskeln. Maximal [acht] Sätze. Wenn Angaben fehlen, frag nach, statt etwas zu erfinden.
Bevor Sie es rausschicken, prüfen Sie: Jede Zusage im Entwurf – Termine, Fristen, Preise. Die KI kennt weder Ihren Kalender noch Ihre Kalkulation.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
Prompt 2 – Lange E-Mail auf den Punkt bringen
Wofür: Eine lange Nachricht oder ein ganzer Mail-Verlauf – Sie wollen in einer Minute wissen, worum es geht und was zu tun ist.
Fasse die folgende E-Mail zusammen und beantworte drei Fragen: 1. Worum geht es? 2. Was wird von mir erwartet? 3. Gibt es Termine, Fristen oder Beträge? Maximal fünf Sätze. Wenn etwas unklar bleibt, sag es, statt zu deuten.
[E-Mail-Text hier einfügen – Namen und Kontaktdaten vorher entfernen]
Bevor Sie danach handeln, prüfen Sie: Fristen und Beträge einmal im Original gegenlesen – genau die Details, auf die es ankommt, dürfen in keiner Kurzfassung verrutschen.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
Prompt 3 – Ton anpassen, Aussage behalten
Wofür: Ihr Entwurf steht, aber er klingt zu hart – oder zu weich. Gleiche Botschaft, besserer Ton.
Hier ist mein Entwurf für eine E-Mail: [Ihren Text einfügen]. Formuliere ihn [freundlicher / bestimmter / sachlicher], ohne die Aussage zu verändern. Die Kernbotschaft muss klar bleiben: [Ihre Kernbotschaft in einem Satz, z. B. „das ist die zweite Zahlungserinnerung, bis Monatsende muss das Geld da sein“]. Erfinde nichts dazu, lass nichts Wichtiges weg. Zeig mir zwei Varianten.
Bevor Sie es rausschicken, prüfen Sie: Ist die Kernbotschaft noch unmissverständlich? Ein weicherer Ton darf die Aussage nicht verwässern – und ein bestimmterer sie nicht unhöflich machen. Bei heiklen oder eskalierten Themen gilt die Regel aus Kapitel 2: besonders genau lesen und in Ihre eigenen Worte umschreiben.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
2 · Angebote — 2 Vorlagen
Prompt 4 – Angebotstext aus Stichpunkten
Wofür: Die Kalkulation steht – jetzt fehlen die Worte drumherum: Einleitung, Leistungsbeschreibung, freundlicher Abschluss.
Ich führe einen [Ihr Betrieb]. Formuliere aus diesen Stichpunkten einen Angebotstext für einen [Privatkunden / Geschäftskunden]: [Ihre Stichpunkte zur Leistung, z. B. „Badsanierung, Fliesen- und Sanitärarbeiten, Dauer etwa zwei Wochen, Beginn nach Absprache“]. Gliederung: kurze Einleitung, Leistungsbeschreibung nach Positionen, freundlicher Abschluss mit nächstem Schritt. Wichtig: Erfinde keine Preise, Mengen oder Maße – setze dafür Platzhalter in Großbuchstaben ein, z. B. PREIS. Ton: professionell und verständlich, kein Fachwort ohne kurze Erklärung.
Bevor Sie es rausschicken, prüfen Sie: Alle Zahlen kommen von Ihnen – Preise, Mengen, Maße und Termine selbst eintragen und selbst nachrechnen. Und die Positionen genau lesen: KI erfindet gelegentlich Leistungen dazu, die niemand bestellt hat.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
Prompt 5 – Angebot auf Verständlichkeit prüfen
Wofür: Fachlich ist Ihr Angebot korrekt – aber versteht es auch ein Kunde ohne Vorkenntnisse?
Hier ist der Text eines Angebots: [Text einfügen – Kundendaten weglassen, Preise können Sie durch X ersetzen]. Lies ihn wie ein Kunde ohne Fachkenntnisse. Welche Begriffe oder Formulierungen sind unklar, missverständlich oder klingen nach Kleingedrucktem? Liste diese Stellen auf und schlag für jede eine verständlichere Formulierung vor – ohne dass der Inhalt ungenau wird.
Bevor Sie Änderungen übernehmen, prüfen Sie: Nur Formulierungen übernehmen, die fachlich weiter stimmen. „Einfacher“ darf nie „falsch“ werden – im Zweifel bleibt der Fachbegriff stehen und bekommt eine Erklärung in Klammern.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
3 · Texte für Website und Social Media — 3 Vorlagen
Prompt 6 – Kurzer Beitrag für Social Media
Wofür: Es gibt etwas zu zeigen – ein fertiges Projekt, ein neues Angebot, ein freier Termin – und daraus soll ein Beitrag werden.
Wir sind ein [Ihr Betrieb, z. B. „Dachdeckerbetrieb“] in [Ihre Stadt]. Schreib einen kurzen Beitrag für [die Plattform, z. B. Facebook oder Instagram] über: [Anlass in zwei, drei Stichpunkten, z. B. „Treppenhaus-Sanierung im Altbau abgeschlossen, drei Wochen Arbeit“]. Ton: bodenständig und persönlich, kein Werbe-Geschwätz, keine Ausrufezeichen-Ketten. Maximal [80] Wörter. Erfinde keine Details dazu. Mach mir drei Vorschläge mit jeweils anderem ersten Satz.
Bevor Sie es veröffentlichen, prüfen Sie: Nichts ungelesen posten – und vorher klären, ob Sie Fotos oder Details aus einem Kundenprojekt überhaupt zeigen dürfen. Fragen kostet einen Anruf, ungefragt posten kostet Vertrauen.
Prompt 7 – Text für die eigene Website
Wofür: Die Leistungsseite klingt nach vorgestern – oder es fehlt ganz ein Text, der erklärt, was Sie eigentlich tun.
Wir sind ein [Ihr Betrieb] in [Ihre Stadt]: [zwei, drei Fakten, z. B. „acht Mitarbeiter, seit 30 Jahren am Ort, Schwerpunkt Steildach und Flachdachsanierung“]. Schreib einen Text für unsere Website über die Leistung [Ihre Leistung]. Beantworte darin drei Fragen: Was machen wir? Für wen? Was hat der Kunde davon? Zielgruppe: [Privatkunden / Firmenkunden] ohne Fachwissen. Länge: [120 bis 150] Wörter. Ton: sachlich und bodenständig, keine Superlative. Nutze nur die Fakten, die ich genannt habe – erfinde keine Auszeichnungen, Zahlen oder Jahresangaben.
Bevor Sie es veröffentlichen, prüfen Sie: Alles, was nach Fakten klingt, genau lesen – KI erfindet gern Auszeichnungen oder Jahreszahlen, die nicht stimmen. Und jedes Versprechen streichen, das Sie nicht halten können.
Prompt 8 – Vorhandenen Text verständlicher machen
Wofür: Ein bestehender Text – Website, Aushang, Kundenbrief – liest sich holprig oder amtlich und soll klar werden.
Überarbeite den folgenden Text so, dass ihn jeder beim ersten Lesen versteht: kürzere Sätze, einfache Wörter, aktive Sprache. Inhalt und Aussagen dürfen sich nicht ändern. Zeig mir danach in einer kurzen Liste, was du geändert hast.
[Text einfügen – Namen und Kontaktdaten vorher entfernen]
Bevor Sie die neue Fassung nutzen, prüfen Sie: Die Änderungsliste gegen das Original durchgehen – ist inhaltlich wirklich nichts verrutscht oder weggefallen?
4 · Recherche — 2 Vorlagen
Prompt 9 – Rechercheauftrag mit Quellenpflicht
Wofür: Sie brauchen einen ersten Überblick zu einem Thema – belastbar genug, um zu wissen, wo Sie weitersuchen.
Gib mir einen Überblick zum Thema: [Ihr Thema, z. B. „Pflichten bei der Entsorgung von Altholz im Betrieb“]. Beantworte drei Fragen: 1. Was ist der Stand der Dinge? 2. Was ist umstritten oder hängt vom Einzelfall ab? 3. Wo finde ich verlässliche Quellen zum Weiterlesen? Nenne zu jeder wichtigen Aussage die Quelle. Wenn du etwas nicht sicher weißt, schreib das ausdrücklich, statt zu raten. Maximal [300] Wörter.
Bevor Sie darauf aufbauen, prüfen Sie: Mindestens zwei der genannten Quellen selbst öffnen und lesen. KI erfindet gelegentlich Fakten – und manchmal sogar die Quellen dazu. Geprüft ist erst, was Sie mit eigenen Augen gesehen haben.
Prompt 10 – Begriff oder Vorschrift erklären lassen
Wofür: In einem Schreiben, Gespräch oder Formular taucht ein Begriff auf, den Sie einordnen müssen.
Erklär mir in einfachen Worten: [Begriff oder Thema, z. B. „E-Rechnung“]. Ich führe einen [Ihr Betrieb] – erkläre auch, was das für einen Betrieb wie meinen bedeuten kann. Was davon hängt von der aktuellen Rechtslage ab? Sag mir am Ende, wo ich verlässliche und aktuelle Informationen dazu finde.
Bevor Sie entscheiden, prüfen Sie: Bei allem mit rechtlicher oder steuerlicher Tragweite ist die KI-Erklärung der Einstieg, nicht die Entscheidungsgrundlage. Im Zweifel den Fachmann fragen – Steuerberater, Kammer, Innung.
5 · Protokolle und Zusammenfassungen — 3 Vorlagen
Prompt 11 – Aus losen Notizen ein Protokoll
Wofür: Nach der Besprechung liegen Stichpunkte auf dem Zettel – daraus soll ein Protokoll werden, das jeder versteht.
Mach aus den folgenden Notizen ein kurzes Ergebnisprotokoll mit drei Abschnitten: 1. Besprochene Punkte, 2. Entscheidungen, 3. Aufgaben – wer macht was bis wann. Erfinde nichts dazu. Wo eine Angabe fehlt, zum Beispiel ein Termin, schreib [OFFEN] an die Stelle.
Meine Notizen: [Ihre Stichpunkte – zum Üben mit erfundenen Namen]
Bevor Sie es verschicken, prüfen Sie: Die [OFFEN]-Stellen durchgehen und die Aufgabenliste kontrollieren – steht hinter jeder Aufgabe der richtige Name und die richtige Frist?
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
Prompt 12 – Langes Dokument auf die Kernpunkte bringen
Wofür: Ein mehrseitiges Dokument – Vertragsentwurf, Ausschreibung, Behördenschreiben – und Sie wollen wissen, was drinsteht, bevor Sie es ganz lesen.
Fasse das folgende Dokument zusammen: 1. Worum geht es – in einem Satz? 2. Die fünf wichtigsten Punkte. 3. Welche Fristen, Kosten oder Pflichten enthält es für mich? 4. Welche Stellen sollte ich im Original besonders genau lesen?
[Dokumenttext einfügen – vertrauliche Namen und Angaben vorher entfernen]
Bevor Sie danach handeln, prüfen Sie: Die Zusammenfassung ist Ihr Lesefahrplan, kein Ersatz. Bei allem, was Sie unterschreiben oder was Geld kostet, bleibt das Original maßgeblich – Punkt 4 sagt Ihnen, wo Sie genau hinschauen. Die KI kann Fristen, Bedingungen, Ausnahmen oder Pflichten übersehen oder verkürzt darstellen.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
Prompt 13 – Telefonat aus dem Gedächtnis festhalten
Wofür: Nach einem wichtigen Telefonat sollen die Absprachen schwarz auf weiß stehen – bevor der Alltag sie überschreibt.
Ich gebe aus dem Gedächtnis wieder, was in einem Telefonat besprochen wurde. Mach daraus eine sachliche Gesprächsnotiz mit: Datum, Gesprächspartner, Anlass, Absprachen, offene Punkte, nächster Schritt. Ergänze nichts, was ich nicht erwähne – lieber eine Lücke als eine Erfindung.
Das wurde besprochen: [in eigenen Worten, ruhig unsortiert – zum Üben mit erfundenen Angaben]
Bevor Sie es ablegen, prüfen Sie: Einmal gegenlesen – steht da, was gesagt wurde, oder was Sie gern gehört hätten? Wichtige Absprachen schicken Sie dem Gesprächspartner kurz zur Bestätigung.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
6 · Übersetzungen — 2 Vorlagen
Prompt 14 – Kundennachricht übersetzen
Wofür: Eine Anfrage auf Englisch, eine Antwort auf Polnisch – Sie brauchen einen brauchbaren Entwurf für die Alltagskommunikation.
Übersetze die folgende Nachricht ins [Zielsprache, z. B. „Englische“]. Kontext: Es geht um [Anlass in einem halben Satz, z. B. „eine Terminanfrage für eine Reparatur“]. Der Ton soll freundlich-geschäftlich bleiben. Wenn eine Stelle mehrdeutig ist, nenn mir beide Lesarten, statt dich still zu entscheiden.
[Nachricht einfügen – Namen und Kontaktdaten vorher entfernen]
Bevor Sie es rausschicken, prüfen Sie: Für die alltägliche Verständigung reicht der Entwurf. Alles Rechtsverbindliche – Verträge, Zusagen, AGB – gehört in fachkundige Hände: KI liefert den Entwurf, nicht die verbindliche Fassung.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
Prompt 15 – Aushang fürs Team in mehreren Sprachen
Wofür: Ein Hinweis für die Mitarbeiter – Sicherheitsregel, Ablauf, Termin – soll in mehreren Sprachen am Schwarzen Brett hängen.
Übersetze den folgenden Aushang in diese Sprachen: [z. B. „Englisch und Polnisch“]. Zielgruppe: Mitarbeiter, die Deutsch nur teilweise verstehen. Einfache Sprache, kurze Sätze. Behalte Aufbau und Reihenfolge genau bei, damit die Fassungen nebeneinander hängen können.
[Text des Aushangs]
Bevor Sie es aufhängen, prüfen Sie: Wenn möglich, eine Fassung von einem muttersprachlichen Mitarbeiter gegenlesen lassen – gerade bei Sicherheitshinweisen muss jedes Wort eindeutig sein.
7 · Brainstorming und Ideenfindung — 2 Vorlagen
Prompt 16 – Zehn Ideen für eine Aktion
Wofür: Sie wollen etwas anstoßen – eine Aktion, einen Aushang, eine Kundenansprache – und der zündende Einfall fehlt.
Ich führe einen [Ihr Betrieb] in [Ihre Stadt] und suche Ideen für: [Ihr Anliegen, z. B. „eine Aktion, die im Winter die auftragsschwache Zeit füllt“]. Rahmen: [z. B. „kleines Budget, zwei Mitarbeiter, Umsetzung in vier Wochen“]. Gib mir zehn unterschiedliche Ideen, jede in einem Satz – von naheliegend bis ungewöhnlich. Noch keine Details, erst die Bandbreite.
Bevor Sie loslegen, prüfen Sie: Die Liste ist Rohmaterial, keine Empfehlung. Streichen Sie, was nicht zu Ihrem Betrieb passt, und rechnen Sie die zwei, drei besten Ideen selbst durch. Welche passt, entscheiden Sie – das Sortieren bleibt Ihre Aufgabe.
Prompt 17 – Das eigene Vorhaben auf Lücken abklopfen
Wofür: Ein Plan steht – Preiserhöhung, neue Öffnungszeiten, neues Angebot. Vor der Umsetzung wollen Sie wissen, wo es haken könnte.
Ich plane Folgendes: [Ihr Vorhaben in zwei, drei Sätzen]. Nimm die Sicht eines kritischen Kunden und eines kritischen Mitarbeiters ein: Welche Einwände, Rückfragen und Missverständnisse sind zu erwarten? Nenn die fünf wichtigsten – und zu jedem einen Satz, wie ich mich darauf vorbereiten kann. Sei ehrlich, nicht höflich.
Bevor Sie den Plan ändern, prüfen Sie: Nicht jeder Einwand ist berechtigt – aber jeder, der Sie überrascht hätte, war die zwei Minuten wert. Ob und wie Sie reagieren, entscheiden Sie.
Teil B – Die drei Bereiche (Kapitel 7)
8 · Handwerk — 2 Vorlagen
Prompt 18 – Baustellen-Notiz festhalten
Wofür: Nach dem Termin auf der Baustelle stecken die Details im Kopf und auf dem Zettel – festhalten, bevor der nächste Termin sie überschreibt.
Mach aus meinen Stichpunkten eine strukturierte Baustellen-Notiz mit den Abschnitten: Baustelle/Objekt, festgestellter Zustand, besprochene Arbeiten, Material, offene Punkte, nächster Schritt. Erfinde keine Maße, Mengen oder Absprachen dazu – was fehlt, markiere mit [PRÜFEN].
Meine Stichpunkte: [Notizen oder Diktat in eigenen Worten – zum Üben ohne echte Kundendaten]
Bevor Sie damit weiterarbeiten, prüfen Sie: Maße und Mengen gegen Ihre Original-Notizen abgleichen – die Notiz wird Grundlage für Angebot oder Nachtrag. Ob und in welcher Form ein Nachtrag nötig ist, hängt von Ihrem Vertrag ab – dafür bleibt Ihr bewährtes Verfahren maßgeblich. Die KI füllt, sie ersetzt nicht.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
Prompt 19 – Nachricht an den Kunden nach der Besichtigung
Wofür: Der Kunde soll nach dem Vor-Ort-Termin schwarz auf weiß haben, was besprochen wurde und wie es weitergeht.
Schreib eine kurze Nachricht an einen Kunden nach einem Besichtigungstermin. Inhalt: Dank für den Termin, was wir uns angesehen haben [zwei, drei Stichpunkte], wie es weitergeht [z. B. „Angebot folgt bis Ende nächster Woche“]. Keine Preise und keine Zusagen, die ich nicht genannt habe. Ton: freundlich und bodenständig. Maximal [sieben] Sätze.
Bevor Sie es rausschicken, prüfen Sie: Jede Frist, die drinsteht, muss halten. Lieber „bis Ende nächster Woche“ schreiben und am Dienstag liefern als umgekehrt.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
9 · Beratung und Kanzleien — 2 Vorlagen
Prompt 20 – Besprechungsnotizen zur Gesprächsnotiz strukturieren
Wofür: Nach dem Mandanten- oder Kundengespräch sollen Ihre Notizen zur sauberen Gesprächsnotiz werden – ohne dass Mandantendaten in ein Chatfenster wandern.
Strukturiere die folgenden Besprechungsnotizen zu einer Gesprächsnotiz mit: Anlass, besprochene Punkte, getroffene Absprachen, Fristen, offene Punkte, nächste Schritte. Formuliere knapp und sachlich. Ergänze nichts – fehlende Angaben bleiben offen und werden mit [OFFEN] markiert.
Notizen: [Ihre Stichpunkte – ohne Namen, Aktenzeichen oder Details, die den Fall erkennbar machen; schreiben Sie z. B. „Mandant A“]
Bevor Sie es ablegen, prüfen Sie: Fristen niemals aus der KI-Notiz übernehmen oder daraus berechnen – maßgeblich sind allein das Originaldokument und Ihr verbindliches Fristenmanagement, in dem Sie jede Frist unabhängig erfassen und kontrollieren. Den Mandantenbezug setzen Sie erst in Ihrem eigenen System ein.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen. Bei Mandanten- und Beratungsarbeit gehören auch berufsrechtlich geschützte Inhalte nicht hinein.
Prompt 21 – Komplexen Sachverhalt für Mandanten verständlich machen
Wofür: Sie müssen einem Mandanten oder Kunden etwas Kompliziertes schriftlich erklären – verständlich, ohne dass es fachlich falsch wird.
Ich muss einem Mandanten ohne Fachkenntnisse Folgendes erklären: [Sachverhalt in allgemeinen Worten, ohne Namen und ohne Details, die den Fall erkennbar machen]. Schreib einen Entwurf in verständlicher Sprache mit drei Teilen: Was ist die Lage? Was bedeutet das? Was sind die nächsten Schritte? Kein Fachbegriff ohne kurze Erklärung in Klammern. Der Text ist ein Entwurf – die fachliche Prüfung übernehme ich.
Bevor der Text den Mandanten erreicht, prüfen Sie: Jede vereinfachte Aussage fachlich gegenprüfen – Vereinfachung darf nichts Falsches erzeugen. Der fachliche Inhalt kommt von Ihnen, die KI formuliert nur; die Verantwortung bleibt vollständig bei Ihnen.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen. Bei Mandanten- und Beratungsarbeit gehören auch berufsrechtlich geschützte Inhalte nicht hinein.
10 · Lokale Dienstleister, Einzelhandel, Gastronomie — 2 Vorlagen
Prompt 22 – Online-Bewertung souverän beantworten
Wofür: Eine kritische Bewertung steht öffentlich – und Ihre Antwort auch. Sie soll ruhig klingen, nicht getroffen.
Ein Kunde hat unseren Betrieb online bewertet. Die Kernaussagen in meinen Worten: [z. B. „Leistung gelobt, aber lange Wartezeit kritisiert“ – ohne Namen]. Was daran stimmt: [Ihre ehrliche Einschätzung]. Schreib einen Antwortentwurf: ruhig und professionell, ohne Rechtfertigung, mit Dank für die Rückmeldung, einem ehrlichen Satz zur berechtigten Kritik und dem Angebot, das persönlich zu klären. Maximal [fünf] Sätze. Keine Floskeln wie „Wir bedauern zutiefst“.
Bevor Sie antworten, prüfen Sie: Wenn die Bewertung Sie geärgert hat: eine Nacht liegen lassen. Nichts zusagen, was Sie nicht halten, und öffentlich keine Details nennen, die den Kunden bloßstellen. Ihre Antwort lesen auch alle künftigen Kunden mit.
Datenregel: Keine echten personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten, Vorgänge) in ein ungeprüftes KI-Werkzeug – arbeiten Sie zum Üben mit erfundenen Beispielen.
Prompt 23 – Terminerinnerung als wiederverwendbare Vorlage
Wofür: Erinnerungen an Termine, Abholungen oder Reservierungen schreiben sich sonst jede Woche neu – einmal eine gute Vorlage, danach nur noch einsetzen.
Erstell eine wiederverwendbare Vorlage für eine Terminerinnerung per [SMS / Messenger / E-Mail] für einen [Art des Betriebs, z. B. „Friseursalon“]. Nutze Platzhalter in Großbuchstaben: NAME, DATUM, UHRZEIT. Inhalt: freundliche Erinnerung, kurzer Hinweis, wie man absagt oder verschiebt [z. B. „telefonisch bis 24 Stunden vorher“], freundlicher Gruß. Mach zwei Varianten: eine ganz knappe und eine etwas persönlichere.
Bevor Sie die Vorlage einsetzen, prüfen Sie: Einmal mit Beispielangaben testlesen – klingt sie mit Name und Uhrzeit noch natürlich? Und beim Versand die Platzhalter füllen: Eine Erinnerung an „NAME“ wirkt wenig persönlich.
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Über den Autor
David Mahoney
Gründer von DigitalUplift in Hamburg. Er berät kleine und mittlere Betriebe bei Digitalisierung und KI – mit dem Blick fürs Machbare statt fürs Mögliche. Aus dieser Arbeit ist das Buch entstanden. Und weil sich Tarife, Anbieter und Rechtslage schneller ändern als eine Druckauflage, gibt es diese Seite.
Begleitung beim Start
Manche gehen die ersten Wochen lieber nicht allein.
Dafür gibt es Begleitung – vom einmaligen Workshop bis zur Einführung über mehrere Wochen. Kein Muss: Die ersten beiden Wege aus „Ihr erster Schritt" funktionieren auch ohne.
Gespräch zur EinordnungKurzes Kennenlernen | unverbindlich & kostenfrei
Transparenz
Änderungen an dieser Seite
Juli 2026 – Erstveröffentlichung. Alle Angaben geprüft mit Stand 08.07.2026, passend zur 1. Auflage des Buchs.
Neue Einträge erscheinen hier, sobald sich an Werkzeugen, Tarifen oder Rechtslage etwas Wesentliches ändert.